fbpx
Kraków, ul. Balicka 95
(+48) 12 639 10 48
hello@inprogressdesignlab.com

Aplikacje, których używamy w warsztatach zdalnych

Aplikacje polecane podczas warsztatów zdalnych - artykuł

Do niedawna wydawało nam się, że Design Thinking ma sens tylko wtedy, kiedy jesteśmy wspólnie zebrani w jednym miejscu i pracujemy w tradycyjny, warsztatowy sposób. Mieliśmy przekonanie, że efektywna praca kreatywna wymaga spotkania twarzą w twarz i kontaktu z innymi członkami zespołu projektowego. W obliczu wyzwań jakie postawił przed nami rok 2020 zabraliśmy całą naszą codzienną pracę do domów i pracujemy w sposób zdalny. Badania wskazują, że taka praca może być równie efektywna, co tradycyjny sposób prowadzenia Design Thinking. Opisaliśmy to w poprzednim artykule: Różnice między Design Thinking zdalnym i stacjonarnym.

Skoro pracujemy w sposób zdalny, będziemy posługiwać się aplikacjami, które ułatwią nam facylitację procesu,  zbieranie informacji, generowanie i analizę pomysłów, czy choćby rozmowę z osobami z naszego zespołu. Oto aplikacje, które usprawniają naszą pracę kreatywną:

Komunikacja

Komunikację w zespołach zdalnych rozbijamy na dwie kategorie. Po pierwsze: komunikacja synchroniczna, czyli zwykłe rozmowy i spotkania wszystkich członków zespołu w jednym momencie, w tym wypadku przez mikrofon (i kamerę). Po drugie: komunikacja asynchroniczna, czyli wszelkiego rodzaju maile, komunikatory, oceny i praca, która nie wymaga obecności wszystkich członków w jednym momencie.

Komunikacja synchroniczna: Zoom

W komunikacji synchronicznej w naszym zespole najskuteczniejszym narzędziem okazał się być Zoom. Wybór tego narzędzia pewnie dla wielu nie jest zaskoczeniem: prostota obsługi i możliwości jakie oferuje program już dawno umieściły go w światowej czołówce komunikatorów wideo. Dla tych, którzy nie słyszeli jeszcze o Zoomie: jest to program pozwalający na prowadzenie wideokonferencji z dużą grupą użytkowników w jednym czasie. Oprócz podstawowej funkcji Zoom pozwala dzielić ludzi pracujących ze sobą na podgrupy, udostępniać ekran, współdzielić pliki, nagrywać spotkania, prowadzić webinary i wiele, wiele innych.

Podstawowe funkcjonalności Zooma, które wykorzystujemy do pracy przy procesach DT, być może nie są unikatowe w porównaniu z innymi aplikacjami. Jednak najważniejszą cechą, która przeważyła szalę na korzyść Zooma, okazała się łatwość dostępu wszystkich użytkowników do konferencji. Zoom pozwala bezproblemowo skomunikować się z ludźmi spoza organizacji, co szczególnie istotne jest w czasie, kiedy pracujemy z użytkownikami projektowanych rozwiązań albo testerami. Komunikacja poprzez Zooma nie wymaga pobierania skomplikowanych programów czy zakładania kont, a nauczenie się podstawowej obsługi programu zajmuje maksymalnie kilka minut.

Komunikacja asynchroniczna: Microsoft Teams

Komunikację asynchroniczną w naszym zespole organizujemy za pomocą Microsoft Teams. Wybór tego rozwiązania był naturalną konsekwencją tego, że od zawsze stosowaliśmy w pracy pakiet biurowy Microsoftu, a w ubiegłym roku, jako organizacja przeszliśmy transformację na Office365. Microsoft Teams to tak naprawdę kombajn Microsoftu do obsługi całego pakietu aplikacji oferowanych przez firmę z Redmond.

Za pomocą Teamsa komunikujemy się na czatach zarówno indywidualnych, jak i grupowych. Czat posiada wszystkie niezbędne funkcje nowoczesnych komunikatorów – oznaczanie biorących udział w komunikacji, oznaczanie reakcji na wiadomość (znane skądinąd „Lajki”). Na co dzień za pośrednictwem Teamsa korzystamy z Onedrive’a i Sharepointa do współdzielenia plików, dodatkowo z poziomu aplikacji obsługujemy standardowy pakiet Office m.in Worda i Powerpointa.

Jak już wspominałem, Teams to potężny kombajn obsługujący bardzo wiele aplikacji zarówno ze stajni Microsoftu, jak i zewnętrznych, a nawet konkurencyjnych w stosunku do produktów firmy z Redmond. Chcesz przygotować ankietę, żeby zbadać jakiś problem? Proszę bardzo, wbudowana wtyczka pozwala Ci dopiąć aplikację Microsoft Forms. Potrzebujesz tablicy Kanbanowej do zarządzania zadaniami? Żaden problem! Microsoft oferuje aplikację Planner, ale równie dobrze do Teamsa przypiąć możesz Trello. Chciałbyś posiadać grupowy notatnik, żeby zbierać w nim informacje dotyczące zadania nad którym pracujesz? Swoje wtyczki mają OneNote i Evernote. Potrzebujesz dużej interaktywnej tablicy do działania z postitami, wykresami rysunkami i wieloma innymi akcesoriami? Teams posiada również wtyczkę do Murala.

Mural

Mural to narzędzie niezastąpione w pracy kreatywnej. To tak naprawdę cyfrowa wersja tablicy suchościeralnej, na której możemy pisać, rysować, przyczepiać i przesuwać karteczki samoprzylepne, tworzyć tabele, osie współrzędnych, mapy i radary, prowadzić głosowania i co tylko przyjdzie nam do głowy. Mural przydać się może właściwie na każdym etapie Design Thinking. Przez swoje nieograniczone możliwości może służyć równie dobrze jako miejsce do zbierania informacji o naszych użytkownikach, jako przestrzeń do generowania, analizy i selekcji pomysłów, prototypowania niektórych rozwiązań czy nawet do organizacji pracy zespołu.

W aplikacji znajdziemy gotowe szablony na których możemy podjąć dalszą pracę, między innymi: mapy empatii, szablony do tworzenia person, mapy scenariuszy, lean canvas, business model canvas, moodboardy i całe mnóstwo innych. Jeśli mimo wszystko nie znajdziemy jakiegoś szablonu, nic nie stoi na przeszkodzie aby stworzyć i zapisać w pamięci programu swój własny.

Przestrzeń w chmurze

Trudno wyobrazić sobie pracę jakiegokolwiek zespołu zdalnego bez przestrzeni w chmurze. Dla nas od jakiegoś czasu, ze względu na transformację firmy na Office 365, domyślnym rozwiązaniem stał się OneDrive, ale pracowaliśmy również z Dropboxem i Google Drivem i każde z nich miało swoje wady i zalety.  Bez względu na dostawcę usługi uważamy, że prowadzenie zdalnych (i nie tylko) procesów Design Thinking nie jest możliwe bez miejsca, w którym cały zespół będzie mógł przechowywać swoje pliki.

OneDrive to rozwiązanie bardzo wygodne i co najważniejsze, dobrze współpracujące z całym ekosystemem Microsoftu. My przechowujemy w chmurze wszystko: nagrania wywiadów, ich transkrypcje, zdjęcia z przeprowadzanych procesów DT, raporty, wszelkiego rodzaju notatki, jakich setki powstają w trakcie pracy kreatywnej, prototypy cyfrowych rozwiązań i absolutnie wszystko, co po klasycznych procesach DT da się scyfryzować.

Aplikacje do prototypowania

Wybór aplikacji, za pomocą których można stworzyć jakąś formę prototypu, jest nieograniczony. W zależności od tego, co aktualnie projektujemy, prototyp może powstać w zarówno w Muralu, Wordzie, Excelu, na kartce papieru, której zdjęcie wrzucimy gdzieś w  przestrzeń naszej chmury albo w specjalnie przystosowanych programach do tworzenia mockupów i klikalnych ekranów aplikacji. Może się okazać, że jako prototyp świetnie posłuży nam formularz ankiety albo dobrze zorganizowana tablica w Trello, a być może będziemy mogli skorzystać z naszych umiejętności w którymś programie graficznym.

Jeśli chodzi o prototypowanie, korzystamy z tego, co akurat wpadnie nam w ręce i może pasować do projektowanego rozwiązania. Każdy z wymienionych w poprzednim paragrafie przykładów to autentyczny pomysł, którego użyliśmy przynajmniej kilka razy i do którego bardzo chętnie wracamy, bo są proste, tanie i szybkie w obsłudze.  

Autor

Michał Eromin

Socjolog, specjalista Design Thinking, projektant gier szkoleniowych, trener prowadzący Kurs Moderatora Design Thinking oraz szkolenie z zakresu podstaw Design Thinking. Prowadził szkolenia i eventy dla takich firm i instytucji jak Ministerstwo Cyfryzacji czy Akademia Górniczo-Hutnicza. Oprócz codziennej pracy kreatywnej związanej z tworzeniem mechaniki gier, odpowiada za organizację testów i przygotowanie graficzne.